Alertas del negocio
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Para qué sirve
Todos los días a las 6 de la mañana el sistema revisa la operación y deja en una bandeja lo que encontró y todavía nadie atendió. Es una forma de enterarse de lo que hay que resolver sin tener que ir a buscarlo pantalla por pantalla.
El ítem del menú muestra un distintivo con la cantidad de avisos sin atender.
Es un complemento que se contrata aparte. Si su negocio no lo tiene, el apartado no aparece en el menú.
Las nueve revisiones
Comprobantes rechazados por Hacienda. Documentos que Hacienda no aceptó.
Ventas cobradas que nunca se declararon. Ventas que ya se cobraron —con tarjeta o efectivo— y cuyo comprobante murió (Hacienda lo rechazó o alguien lo anuló) sin que nadie volviera a facturar esa venta ni le devolviera el dinero al cliente con una nota de crédito: es plata que entró y no tiene ningún documento válido que la respalde. Se puede configurar hasta cuántos días atrás revisa.
Cobros vencidos. Clientes con facturas de crédito vencidas. Un aviso agrupa todo lo que debe un mismo cliente, no aparece una línea por cada factura. Se puede configurar desde cuántos días de atraso avisa y a partir de qué monto.
Productos sin existencias. Productos en cero, y por separado los que están bajo su mínimo.
Productos con la ficha incompleta. Avisa cuando un producto promete cobrar un impuesto o un cargo de servicio que su ficha no tiene bien armado: si eso pasa, Hacienda rechaza el comprobante completo la primera vez que alguien lo venda, con la venta ya cobrada. Este aviso lo encuentra antes de que ocurra, en la revisión de la madrugada.
Productos que se venden sin margen. Avisa cuando el costo de un producto que se está vendiendo coincide exactamente con su precio de venta: cada unidad se despacha sin dejar ganancia. Un costo en cero no genera aviso, porque así se declara correctamente un producto o servicio sin costo (una suscripción, una consulta). Se puede configurar hasta cuántos días atrás revisa.
Caja descuadrada. Cierres de caja cuya diferencia pasa de cierto monto. Se configura cuál es esa diferencia mínima que amerita aviso.
Movimientos de inventario fuera de lo normal. Ajustes de inventario muy por encima de lo habitual. Se configura qué tan lejos del promedio tiene que estar un ajuste para generar el aviso.
Certificado digital por vencer. Avisa con la anticipación que usted elija, en pasos de días (de fábrica avisa a los 30, 15 y 7 días). Es el aviso más importante de los nueve: sin un certificado vigente, el negocio no puede facturar.
Qué hacer con un aviso
Cada aviso trae tres acciones en común:
Ir a revisarlo
Lleva directo a la pantalla donde se atiende el problema.
Ya lo resolví
Saca el aviso de la bandeja. Si el problema sigue presente al día siguiente, vuelve a avisar.
Descartar
Lo silencia por unos días, sin marcarlo como resuelto.
Dos de las revisiones traen, además, una acción que resuelve el problema ahí mismo:
En un cliente moroso, el botón “Enviarle el estado de cuenta” se lo manda por correo electrónico. Si el cliente no tiene un correo registrado, el sistema se lo avisa para que lo agregue primero.
En productos sin existencias, el botón “Armar la compra” muestra una propuesta agrupada por proveedor. Al elegir uno, se abre un borrador de compra en Compras, listo para revisar y confirmar — nada se compra solo. La cantidad que se sugiere es lo que se vendió en los últimos 60 días de cada producto que hoy está en cero; lo que no tuvo ventas en ese período no se propone.
Configurar las alertas
El botón “Configurar”, dentro de la pantalla, permite activar o desactivar cada una de las nueve revisiones y ajustar su umbral.
La cantidad de revisiones activas al mismo tiempo depende del plan contratado. Al llegar al tope, hay que apagar una para poder encender otra.
Configurar requiere el permiso de Administración. Para solo ver la bandeja alcanza con el permiso del módulo de Alertas.
Cosas que conviene saber
Si activa el complemento con alguien de sesión abierta, el apartado le va a aparecer después de recargar la página. El sistema le muestra un aviso para recordárselo.