Roles y permisos
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Para qué sirve
Un rol es un paquete de accesos. En vez de configurar persona por persona, se arman dos o tres roles —cajera, supervisor, administrador— y cada usuario recibe uno.
Un rol tiene dos partes
Los módulos deciden qué pantallas ve en el menú. Al menos uno es obligatorio: un rol sin módulos no puede hacer nada.
Los permisos deciden qué puede hacer dentro de esas pantallas. Son doce:
| Permiso | Qué habilita |
|---|---|
| Editar facturas | Modificar y emitir comprobantes |
| Anular facturas | Anular, y emitir notas de crédito |
| Editar inventario | Crear y modificar productos, registrar compras |
| Editar cantidad en inventario | Cambiar existencias a mano |
| Ver precio de costo | Ver cuánto le costó cada producto |
| Editar precio en ventas | Cambiar el precio al facturar |
| Asignar descuento en ventas | Dar descuentos, con un tope máximo en porcentaje configurable por rol (100 = sin tope; no limita el descuento pactado por tarifa de cliente) |
| Ver configuración de cuenta | Acceder a la configuración del negocio |
| Arqueo de caja | Abrir y cerrar su propia caja |
| Cerrar caja de otro cajero | Cerrar el turno que otro dejó abierto |
| Editar orden sin cobrar | Cancelar líneas de una cuenta de mesa que todavía no se ha cobrado, con un motivo — no permite anular facturas ya emitidas |
| Cerrar toma física | Aplicar el ajuste de un conteo de inventario |
Arqueo, cerrar caja ajena y editar orden son permisos distintos
Arqueo de caja es manejar la propia. Cerrar caja de otro cajero es un permiso aparte, de supervisión: sin él, un supervisor no puede cerrar el turno que alguien dejó abierto al irse. Editar orden sin cobrar es un tercer permiso de supervisión, para las mesas: sin él, nadie puede cancelar una línea de una cuenta que todavía no se cobró — cancelar sin cobrar es justo el fraude clásico de restaurante (se sirve, se cobra en efectivo y se cancela la línea para que la venta no quede registrada), por eso pide motivo y queda con el nombre de quien lo hizo.
Contar no es lo mismo que autorizar el ajuste
Cerrar toma física viene encendido, así que de entrada nada cambia. Apagarlo en el rol de quien cuenta hace que esa persona pueda hacer el conteo completo pero no aplicar la diferencia al inventario: alguien más tiene que revisarla y confirmarla. Es la forma de que quien cuenta no sea quien autoriza, que es lo que un auditor espera ver.
Vale la pena dárselo a alguien: si no, una caja olvidada bloquea el día siguiente.
Cosas que conviene saber
Asignar descuento en ventas depende también del medio de pago elegido al cobrar. El permiso del rol es una condición; la otra es que ese medio de pago tenga habilitado el descuento (se configura aparte, en Medios de pago). Si cualquiera de las dos está apagada, no se puede aplicar descuento con ese medio.
Ver precio de costo merece pensarse. Con ese permiso, la persona ve cuánto gana el negocio en cada producto.
Los roles no se borran, se desactivan. Excepto Super y Administrador: esos dos son del sistema, no se pueden editar ni desactivar.
Los cambios de rol se ven al volver a entrar. El menú se arma al ingresar, así que quien esté con sesión abierta tiene que cerrarla y volver.
El formulario para crear o editar un rol se abre en su propia pantalla, no en una ventana emergente.