Pedidos y proformas
Las tres pantallas de este módulo sirven para el mismo momento del negocio: el antes de la factura. Sirven cuando el cliente todavía no compró, o compró pero la mercadería no ha salido.
| Pantalla | Cuándo se usa |
|---|---|
| Proformas | El cliente pide un precio. Es una cotización formal |
| Pedidos | El cliente ya decidió. Se arma el pedido y él lo aprueba antes de facturar |
Proformas
Una proforma es una cotización con precios formales, que todavía no compromete nada ni va a Hacienda.
Se busca el cliente — es obligatorio, una proforma sin cliente no se puede generar —, se agregan los productos y se genera. Después se puede reenviar al correo del cliente, y cuando él acepta, se factura con Convertir a Factura: solo pide elegir la actividad económica y listo, sin volver a digitar cliente ni productos.
Pedidos
El pedido es un paso más adelante: el cliente ya decidió comprar, pero todavía falta que confirme el detalle o que la bodega lo prepare.
Cada pedido va pasando por estados:
Borrador
Se está armando. Todavía no lo vio nadie más.
Enviado
Se generó el comprobante del pedido, listo para mandárselo al cliente y que lo revise.
Aprobado
El cliente dio el visto bueno.
Facturado
Se convirtió en factura y ya salió el comprobante fiscal.
Un pedido todavía sin aprobar también se puede anular si el cliente se echa para atrás. Una vez que el pedido queda Aprobado, ya no se puede anular desde esta pantalla.
El checklist sirve para la bodega: es la lista de lo que hay que alistar, marcable a medida que se va empacando, para que nada quede afuera del bulto.
Cosas que conviene saber
Nada de esto va a Hacienda. Ni la proforma ni el pedido son comprobantes fiscales. El comprobante se emite en el momento de facturar, y hasta ese momento no hay obligación tributaria de por medio.
El comprobante del pedido se puede reenviar al correo desde la lista de pedidos. Es la forma práctica de que el cliente apruebe: recibe el detalle con los precios y contesta.
No hace falta volver a digitar cliente ni productos. Al convertir una proforma en factura o al cargar un pedido en la pantalla de venta, el cliente y las líneas viajan solos. Revise igual el detalle antes de emitir: una vez facturado, corregirlo requiere una nota de crédito.
El número de pedido no es el consecutivo fiscal. Son numeraciones distintas; el consecutivo de Hacienda aparece hasta que se factura.