Diferencias y cierre
Menú › Toma Física › Ver diferencias
Para qué sirve
Es la pantalla donde se mira antes de que el inventario se mueva de verdad. Muestra, producto por producto, la cantidad de sistema (congelada al abrir el conteo), lo contado, la diferencia, y cuánto vale esa diferencia al costo del producto. Desde acá se pide un recuento de las líneas que lo necesiten, y se cierra el conteo aplicando el ajuste.
Revisar y cerrar
Revise las diferencias
Vienen ordenadas por impacto: la que más vale primero. Dos unidades de un producto barato y dos de uno caro no son el mismo problema, y por eso importa el valor, no solo la cantidad.
Marque para recontar lo que no le cuadre
Con la casilla Recontar, en cada línea que quiera revisar de nuevo.
Presione Enviar a recuento
Esas líneas vuelven a la hoja de conteo para una segunda vuelta. El resto del conteo no se toca.
Cuando esté conforme, presione Cerrar y ajustar
El sistema genera los movimientos de sobrante o faltante que hagan falta. Los productos sin diferencia no generan movimiento.
Recontar no borra nada
Enviar una línea a recuento le da una segunda vuelta, pero no elimina la primera captura. Las dos rondas quedan guardadas, y eso es justamente lo que permite comparar: si la segunda cuenta coincide con la primera, confirma el faltante o el sobrante; si no coincide, alguien contó mal alguna de las dos veces y toca mirar con más cuidado. Una línea que ya tuvo un recuento se marca con 2 rondas o más en la tabla.
“Movido al contar”
Si alguien vendió, recibió o traspasó mercadería de un producto mientras el conteo seguía abierto, esa línea se marca como movida durante la ventana. El ajuste que se va a aplicar sigue siendo correcto — se calcula contra la existencia congelada al abrir, no contra la de ahora mismo —, pero el conteo físico de ese producto se hizo contra una realidad que ya cambió, y vale la pena tenerlo presente antes de dar el número por bueno.
Qué pasa con las otras hojas que comparten ubicación
Si otro conteo abierto sobre la misma ubicación tiene en su alcance alguno de los productos que este cierre acaba de ajustar, su cantidad de sistema congelada se actualiza para reflejar el ajuste. Es lo que evita que dos hojas distintas apliquen la misma diferencia dos veces: sin esa actualización, la otra hoja calcularía su propio ajuste contra un número que ya quedó viejo, y el resultado no sería un error visible — serían dos movimientos de inventario bien formados, cada uno con su usuario y su motivo, que nadie va a mirar dos veces. El inventario terminaría mal sin que nada avisara.
Este mismo cierre libera el bloqueo de los productos que ajustó: si seguían en el alcance de otra hoja abierta, vuelven a estar disponibles para contarse ahí, ya con su cantidad de sistema puesta al día.
El diálogo de cierre dice cuántas líneas están reclamadas por otra hoja. Son productos del alcance de este conteo que ya contó otro conteo abierto en la misma ubicación — no le corresponde ajustarlos a esta hoja, así que no cuentan como pendientes de captura ni exigen recuento.
Fuera de tolerancia
Si al abrir el conteo se definió una tolerancia por línea, cualquier producto cuya diferencia la supere queda marcado Fuera de tolerancia y el cierre no avanza hasta que esa línea se envíe a recuento — la pantalla dice cuántas faltan por resolver.
El permiso para cerrar
Cerrar un conteo depende de un permiso propio, separado del de contar (Editar inventario). Se llama Cerrar toma física y se activa desde Administración › Roles. La idea es que la persona que contó no sea necesariamente la misma que autoriza el ajuste: quien solo cuenta puede revisar diferencias y pedir recuentos, pero necesita que alguien con el permiso de cerrar dé el visto bueno final. Viene activado de fábrica.
El acta de toma física
Al cerrar el conteo, la lista de conteos ofrece Acta de toma física, un comprobante en PDF con el encabezado del negocio, el número de conteo, la ubicación, cuándo se abrió y se cerró y quién lo hizo, si fue ciego, el alcance contado, la tabla completa de diferencias, y tres espacios para firma: Contado por, Ajuste autorizado por y Fecha. Es el respaldo que queda del conteo, para archivar o para mostrarlo si alguien pregunta después por qué cambió una existencia.
Cosas que conviene saber
Si el conteo no arrojó ninguna diferencia, no se genera ningún movimiento. El cierre igual queda registrado, solo que sin ajuste que aplicar.
Los ajustes quedan como movimientos de inventario normales, con el motivo Toma Física - Sobrante (entrada) o Toma Física - Faltante (salida) — se pueden consultar después, con ese motivo, igual que cualquier otro movimiento.
Una vez cerrado, el conteo ya no se puede tocar. Ni las cantidades contadas ni el ajuste aplicado se editan desde acá; solo queda consultarlo y descargar su acta.