Caja
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Para qué sirve
La caja controla el efectivo que hay físicamente en la gaveta. Se abre al empezar el turno declarando con cuánto arranca, se le registran las entradas y salidas de plata que no son ventas, y se cierra contando lo que quedó. El sistema compara lo que debería haber con lo que usted contó y le dice si cuadra.
Es distinto de las ventas: una venta con tarjeta suma a lo vendido, pero no pone un solo colón en la gaveta. A la caja solo le importa el efectivo.
Abrir la caja
Entre a Caja
Si no hay turno abierto, la pantalla se lo dice y muestra el botón Abrir caja.
Declare el fondo inicial
Escriba cuánto efectivo tiene la gaveta en este momento, por cada moneda que maneje el negocio. Ese es el punto de partida del arqueo.
Confirme
A partir de ahí el turno queda abierto, con la hora de apertura registrada.
Cuente el fondo de verdad antes de escribirlo. Si declara un número que no es el que hay en la gaveta, el faltante o sobrante va a aparecer al cierre y ya no se va a saber si fue un error de apertura o algo que pasó durante el turno.
La gaveta es del punto de venta, no de la persona. Si alguien ya abrió la caja hoy en este mismo punto de venta, usted no ve el botón Abrir caja: ve directo el turno que esa persona abrió, con su fondo y sus movimientos, y puede seguir registrando ventas y movimientos ahí mismo — no hace falta que cada quien abra la suya. Para cerrarla hace falta ser quien la abrió, o tener el permiso para cerrar cajas ajenas (ver más abajo).
Registrar movimientos durante el turno
Todo lo que entra o sale de la gaveta y no es una venta se registra con uno de estos cuatro botones:
| Botón | Cuándo se usa | Ejemplo |
|---|---|---|
| Ingreso | Entra efectivo que no viene de una venta | Le pasan cambio desde otra caja |
| Retiro | Sale efectivo que no es un gasto | Se manda plata a la caja fuerte |
| Gasto | Se paga algo con la plata de la caja | Se compra hielo, se paga un mandado |
| Remesa | Se manda efectivo al banco | Depósito del día |
Cada movimiento pide monto, moneda y motivo. El motivo es obligatorio a propósito: al cierre, un movimiento sin explicación es indistinguible de un faltante.
Cerrar la caja
Pulse Cerrar caja
El sistema pasa al panel de cierre y le muestra, por cada moneda, cuánto debería haber en la gaveta.
Cuente la gaveta
Escriba lo que contó. Puede hacerlo de dos formas: anotando el total, o usando el conteo por denominación — cuántos billetes de cada valor —, que suma solo y deja el detalle registrado.
Revise la diferencia
Apenas escribe lo contado, el sistema le dice si cuadra, si hay sobrante o si hay faltante.
Separe la remesa, si va al banco
Puede indicar cuánto se manda al banco y cuánto queda de fondo para el turno siguiente.
Explique la diferencia y cierre
Si no cuadró, escriba el comentario. Es lo único que va a quedar mañana para entender qué pasó.
Si su negocio lo exige, la aplicación móvil le va a pedir un paso más antes de dejar el cierre en firme: confirmar con su PIN, firmar con el dedo, o las dos cosas — depende de qué haya activado el administrador. Es solo en el celular o la tableta; desde la computadora no aparece este paso. Si el PIN no es correcto puede volver a intentarlo sin perder lo que ya contó ni la firma que ya dibujó; la firma queda archivada junto con el arqueo de ese turno.
Al cerrar, el sistema le ofrece imprimir el comprobante del arqueo, en papel térmico o para ver en tamaño carta. Imprímalo antes de soltar la gaveta: si de todos modos se le pasa, más abajo puede volver a sacarlo (ver “Cosas que conviene saber”).
Qué entra al arqueo y qué no
El resumen de cada moneda desglosa de dónde sale el número esperado:
- Suman: el fondo inicial, las ventas en efectivo, los abonos en efectivo y los ingresos.
- Restan: los retiros, los gastos, las remesas y las devoluciones.
- No entran: los cobros con tarjeta, transferencia u otros medios. El sistema los muestra aparte, marcados como que no están en la gaveta.
Por eso el esperado casi nunca coincide con el total vendido del día, y está bien que así sea.
Cosas que conviene saber
Un turno de más de 24 horas se marca en rojo. No es un error, es un aviso: si la caja lleva más de un día abierta, casi siempre es que alguien olvidó cerrarla, y el arqueo de mañana va a arrastrar el desorden de hoy.
Un supervisor puede cerrar la caja de un punto de venta que no abrió él mismo. Con el permiso correspondiente, las cajas que quedaron abiertas en sus otros puntos de venta le aparecen en su propia pantalla de Caja, con el botón para cerrarlas. Ojo: ya no es “la caja de tal cajero” — es la gaveta del punto de venta — así que un compañero que cobra a su lado, en el mismo mostrador, comparte la caja que usted ya está viendo (no aparece aparte como “ajena”); para cerrarla sin haberla abierto también hace falta este mismo permiso. En cualquiera de los dos casos el arqueo queda firmado a nombre de quien lo cierra, no de quien lo abrió — el sistema se lo advierte antes de seguir.
Puede volver a imprimir un arqueo que ya cerró. Debajo del turno actual (o del aviso de “No hay caja abierta”) hay una lista de Arqueos cerrados con los últimos días de su punto de venta; el botón de imprimir de cualquiera de ellos saca el mismo comprobante otra vez.
Cada cierre queda con una validación de fecha y hora a prueba de manipulación, se haga desde la computadora o desde el celular. No hace falta hacer nada para esto — es automático — y es lo que permite comprobar después que nadie tocó el arqueo por fuera del sistema.
Si maneja más de una moneda, cada una se abre, se cuenta y se cierra por separado. El efectivo en dólares no se convierte a colones para el arqueo: se cuenta el billete donde entró.
Si le dice que no tiene permiso para usar la caja de este punto de venta, es configuración de su rol. El administrador del negocio lo habilita.