Facturación electrónica
Acá vive todo lo relacionado con los comprobantes electrónicos: los que usted emite y los que recibe.
La distinción más importante del módulo, y la que más confunde al principio:
| Pantalla | Qué contiene |
|---|---|
| Documentos | Lo que usted le vendió a sus clientes: facturas, tiquetes y sus correcciones |
| Recepción de documentos | Lo que sus proveedores le vendieron: las facturas que ellos le emiten a usted |
Son pantallas con propósitos opuestos. Emitir y recibir.
Documentos: su historial de ventas
Cuatro pestañas: Facturas, Tiquetes, Notas de crédito y Notas de débito. Cada fila muestra el documento con su total, y el botón de arriba cambia según la pestaña donde esté parado.
Los tres semáforos de cada fila
Esto es lo que más preguntas genera. Cada documento tiene tres estados independientes que no se determinan entre sí:
| Columna | Qué le dice | Valores |
|---|---|---|
| Hacienda | Si el comprobante fue aceptado por Hacienda | Aceptado · Rechazado · No recibida · Procesando · No aplica |
| Estado | Si el cliente ya le pagó | Pendiente · Cancelada |
| Anulada | Si el documento sigue teniendo validez | Vigente · Anulada |
Una factura puede estar aceptada por Hacienda, pendiente de cobro y vigente, las tres cosas a la vez. Es normal.
Si el estado es Rechazado, pase el mouse sobre el badge: ahí le muestra el motivo exacto que dio Hacienda, sin salir de la pantalla.
Procesar no es lo mismo que Reprocesar
Procesar — cuando dice “No recibida”
Reintenta el envío del mismo documento a Hacienda. No cambia nada del comprobante, solo lo vuelve a mandar.
Reprocesar — cuando dice “Rechazado”
Genera un documento nuevo con los datos actuales y lo envía. No corrige el rechazado: crea otro. Es importante tenerlo claro antes de pulsarlo.
Anular genera una nota de crédito
Anular una factura o un tiquete siempre produce automáticamente una nota de crédito, que va a aparecer en su pestaña. Anular una nota de débito también. Anular una nota de crédito, en cambio, no se puede deshacer.
Notas de crédito y de débito
Ninguna de las dos se crea desde cero: siempre parten de un documento anterior que hay que buscar primero por su consecutivo.
- Nota de crédito — corrige hacia abajo. Parte de una factura o un tiquete. Se usa para devoluciones, descuentos posteriores o errores.
- Nota de débito — corrige hacia arriba. Parte siempre de una nota de crédito ya emitida; el tipo viene fijo y no se puede cambiar.
Al buscar el documento original, el sistema carga solo el cliente, la moneda y los productos: usted elige cuáles líneas acreditar y en qué cantidad. El cliente no se puede escribir a mano, viene del documento de origen.
Ambas pantallas guardan borrador automáticamente, así que puede dejarla a medias y retomarla después.
Recepción: las facturas de sus proveedores
Cuando un proveedor le vende, le manda el archivo de su factura electrónica. Hacienda espera que usted responda si la acepta o la rechaza — eso es lo que se hace acá.
Suba los archivos
Arrastre los archivos de las facturas al recuadro, o pulse para buscarlos. Solo acepta archivos de factura electrónica, hasta 5 MB cada uno.
Revise la pestaña Pendientes
Ahí quedan las facturas cargadas, con emisor, fecha, impuesto y total.
Marque y procese
Seleccione las que va a aceptar y pulse Procesar seleccionados. Eso le responde a Hacienda que usted recibió esa compra.
Descartar borra permanentemente. No es “archivar”: el documento desaparece.
Cosas que conviene saber
Si su negocio está en régimen simplificado, las pestañas de notas de crédito y de débito no le aparecen. No es un error: ese régimen no las emite.
Los botones en gris son falta de permiso, no una falla. Anular, procesar y reprocesar dependen del rol. Si los ve apagados, el administrador de su negocio se los habilita.
Un tiquete no tiene cliente. Por eso su pestaña no muestra esa columna, y por eso el botón dice “Nueva venta”: el tiquete se genera desde la pantalla de venta, no tiene pantalla propia.
“Rechazado” significa cosas distintas en cada pantalla. En Documentos es Hacienda rechazándole a usted un comprobante. En Recepción es usted rechazándole la compra a un proveedor.