Nuevo conteo
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Para qué sirve
Abre un conteo nuevo. Es el momento más importante de toda la toma física: al abrir, el sistema congela la existencia de sistema de todo lo que va a contarse, y esa foto es contra la que se va a calcular el ajuste, sin importar lo que se venda mientras el conteo sigue abierto.
Abrir un conteo
Elija dónde va a contar
Un punto de venta o una bodega. Puede haber varios conteos abiertos a la vez sobre la misma ubicación — lo que no puede repetirse es que usted mismo tenga dos conteos activos al mismo tiempo.
Acote el alcance, si hace falta
Por categoría o por marca, para contar solo una parte del catálogo en vez de todo.
Decida si el conteo es ciego
Viene apagado de fábrica. Ver más abajo cuándo conviene encenderlo.
Decida si deja fuera los productos en 0
Excluir productos en 0 acorta la hoja a lo que el sistema dice que existe. Viene apagada de fábrica.
Defina la tolerancia por línea, si aplica
El monto de diferencia por encima del cual se va a exigir un recuento antes de poder cerrar. Déjelo vacío si no quiere ese control.
Agregue observaciones, si quiere
Quedan impresas en el acta al final.
Presione Abrir conteo
A partir de acá el conteo existe como documento y puede empezar a contarse desde la hoja de conteo.
Conteo ciego
Conteo ciego oculta la cantidad que el sistema tiene registrada mientras se está contando. Viene apagado de fábrica, porque el uso más común del módulo es corregir el inventario y ahí ver la cantidad esperada ahorra la mitad del trabajo.
Enciéndalo cuando la toma física sea de auditoría: si quien cuenta ve el número que “debería” salir, cuenta hacia ese número, a propósito o sin darse cuenta. Con el conteo ciego encendido el dato ni siquiera se envía a la pantalla de quien está contando — no es que esté oculto con un truco visual, es que no está disponible. Solo al llegar a diferencias aparece la comparación completa.
Excluir productos en 0
Un catálogo grande suele tener cientos de productos en cero que nadie va a ir a contar. Excluir productos en 0 los deja fuera del conteo, y la hoja queda solo con lo que el sistema dice que existe.
Los productos en negativo entran siempre, esté la casilla encendida o no: son justamente los que hay que corregir.
Lo que se pierde al encenderla es la posibilidad de registrar un sobrante de un producto que el sistema tiene en cero. Si va a contar una bodega entera buscando ese tipo de sorpresa, déjela apagada.
Tolerancia por línea
Es el monto de diferencia, en un solo producto, por encima del cual el sistema va a exigir que esa línea se recuente antes de dejar cerrar el conteo.
Dejarla vacía significa que no hay ese control: cualquier diferencia, por grande que sea, se puede cerrar directo. Ponerle un monto es lo que evita que un error de captura caro —un dedazo de más, un producto confundido con otro— entre al inventario sin que nadie lo revise primero.
Cosas que conviene saber
El alcance no se puede cambiar después de abrir el conteo. Dónde se cuenta, qué categoría o marca, si es ciego o no, y si deja fuera los productos en cero, quedan fijos desde este momento — por eso conviene revisarlos bien antes de presionar Abrir conteo.
Las observaciones no son para uso interno solamente: salen impresas en el acta que se genera al cerrar el conteo, así que conviene que digan algo útil para quien la lea después.
El límite es por persona, no por ubicación. Si usted ya tiene un conteo activo, hay que cerrarlo o anularlo antes de abrir otro — pero otra persona sí puede abrir su propio conteo en la misma bodega o el mismo punto de venta al mismo tiempo, con su propio alcance.
El alcance puede solaparse con el de otro conteo abierto. Si otro conteo de la misma ubicación ya contó alguno de los productos que entran en el alcance que está por definir, esas líneas van a aparecer bloqueadas en la hoja desde el arranque — ver Hoja de conteo.