Auditoría: quién hizo qué y cuándo

Hasta ahora, cuando aparecía una factura anulada que nadie recordaba haber anulado, o un precio que amaneció distinto, no había dónde ir a ver qué había pasado. Desde esta versión sí lo hay.

El sistema anota solo, siempre

Cada venta, cada anulación, cada cambio de precio, cada apertura y cierre de caja, cada ingreso al sistema y cada exportación a Excel queda anotada con quién lo hizo, cuándo, desde dónde y cómo terminó: si se hizo, si falló, o si el sistema se lo denegó por falta de permiso.

No hay nada que encender ni configurar. Anota siempre, para todos los usuarios, también desde el celular y la tablet.

Tres preguntas que antes no tenían respuesta

¿Quién tocó este documento? Se consulta por rango de fechas y se acota por usuario, por tipo de registro o escribiendo el número del documento. De ahí sale el historial completo en orden: quién lo emitió, quién lo reimprimió, quién lo anuló. Y en los registros que llevan historial de cambios —clientes, usuarios, roles, medios de pago, cajas, documentos— la historia muestra el antes y el después, campo por campo: “Límite de crédito: 250.000 → 500.000”, con nombre y hora.

¿Qué pasó exactamente en esa operación? Cobrar una venta emite el documento, descarga el inventario, registra el pago y manda el comprobante. Todo eso queda unido: desde cualquiera de esas líneas se abre la cadena completa, en orden. Es la forma de contestar “¿por qué el inventario de este producto bajó ayer a las 3?” sin armar el rompecabezas a mano.

¿Cómo sé que ese registro es confiable? Un registro que se puede editar no prueba nada. Por eso el sistema sella cada hora de actividad, y una pestaña aparte verifica esos sellos y dice, hora por hora, si está intacto. Si todo sale OK, eso es lo que se le enseña a un auditor o a un contador; si algo no cuadra, la pantalla resalta la primera hora alterada, que es la que marca el momento del hecho.

Cómo se consulta la auditoría →

Lo que conviene saber

• El registro no se puede editar ni borrar, ni por el administrador ni por nosotros. Solo se puede agregar. Una corrección entra como una línea más.
• Las contraseñas y los PIN nunca se guardan ahí. Se anota que un dato secreto cambió y quién lo cambió, jamás el valor.
• Sacar información también queda anotado: exportar a Excel, copiar una tabla o imprimirla. El que audita queda auditado igual que todos.
• Filtrar por “Denegado” muestra lo que alguien intentó y no pudo hacer. Sirve para detectar a quien insiste donde no debe, y también para descubrir que a un empleado le falta un permiso que sí necesita.
• Lo crítico se guarda cinco años —dinero, documentos, accesos y permisos—, lo operativo un año, y el movimiento de pantalla a pantalla tres meses.

Quién lo ve

Auditoría es un apartado nuevo del menú, y solo lo ven los roles a los que se les habilite, desde Administración › Roles — y, además, el rol tiene que ser de administración. Conviene tratarlo como un permiso de confianza: quien entra ahí ve el movimiento de todo el negocio, incluidas las acciones de los demás empleados.

El registro empezó a llenarse con esta versión. Lo que pasó antes no está y no se puede reconstruir hacia atrás; de aquí en adelante, sí.