Toma física de inventario: se corrigió un fantasma en los conteos
Versión del lunes 31 de agosto de 2026Esta versión arregla algo que no se veía como un error: un conteo de inventario bien hecho podía terminar metiendo mercadería al sistema que nunca existió.
El fantasma: contar bien y terminar con inventario inflado
El conteo comparaba la cantidad contada contra la cantidad de sistema en el momento de confirmar, no contra la cantidad que había cuando se empezó a contar. Entre esos dos momentos el negocio seguía vendiendo, y esa venta se metía sin querer dentro del ajuste.
Un ejemplo real:
- 8:00 — el sistema dice que hay 50 unidades. Se cargan los productos para contar.
- 8:30 — se cuenta en el estante: hay 48. Faltan 2, como es de esperar.
- Durante el día se venden 12 unidades más. El sistema, con las ventas descontadas, queda en 38.
- 17:30 — se confirma el conteo. El sistema compara 48 (lo contado) contra 38 (lo que marca ahora) y calcula que faltan… no, que sobran 10. Entran 10 unidades al inventario que nunca estuvieron en la bodega.
Lo peligroso es que no se nota. Sale un movimiento de entrada con su concepto y su usuario, como cualquier otro, y el inventario queda cuadrado consigo mismo. Nadie ve una alarma. Entre más tarde en el día se confirmara el conteo, más grande salía el fantasma, porque más se había vendido en el medio.
Ahora el conteo congela la cantidad de sistema en el momento en que se abre, y ajusta contra ese número sin importar cuánto se venda mientras tanto. En el mismo ejemplo: se abre con 50, se cuenta 48, y al confirmar — sin importar la hora — el sistema descuenta las 2 que faltaban y deja el inventario en 36. Si su negocio ha venido usando la toma física, conviene revisar si algún conteo reciente pudo haber inflado el inventario por esta razón.
Ahora es su propio módulo
La toma física deja de ser una pestaña dentro de Inventario y pasa a tener su propio apartado en el menú: Toma Física. La lista de conteos ya no se borra al confirmarlos, así que se puede volver atrás y responder “¿qué se contó en julio y quién lo contó?” sin tener que recordarlo de memoria.
El módulo nuevo aparece en el menú después de volver a entrar al sistema.
El conteo ahora se puede auditar
Tres cosas nuevas apuntan a que el conteo sea confiable, no solo rápido.
Conteo ciego, una casilla al abrir el conteo: mientras se cuenta, la pantalla oculta la cantidad que el sistema tiene registrada. Si quien cuenta ve de antemano el número que “debería” salir, tiende a contar hacia ese número en vez de contar lo que hay.
Recuento: cuando algo no cuadra, se pueden mandar esas líneas a una segunda ronda sin borrar la primera. Las dos cuentas quedan guardadas y se pueden comparar lado a lado.
Tolerancia por línea: se define un monto a partir del cual el sistema no deja cerrar el conteo sin recontar esa línea. Es lo que evita que un dedazo caro —anotar 5 en vez de 50— pase directo al inventario sin que nadie lo mire dos veces.
Además, la pantalla marca con un aviso los productos que tuvieron ventas, entradas o traspasos mientras el conteo estaba abierto, para saber cuáles conviene revisar con más cuidado antes de confirmar.
Acta en PDF y quién puede cerrar
Al confirmar, el sistema genera un acta de toma física en PDF, lista para imprimir y firmar, con tres espacios: “Contado por”, “Ajuste autorizado por” y “Fecha”.
Y hay un permiso nuevo en Roles, “Cerrar toma física”, que separa contar de autorizar el ajuste: una persona puede contar sin poder confirmar la diferencia. Viene encendido para todos los roles que ya tenían acceso al módulo; se apaga desde Administración › Roles cuando el negocio quiere que sean personas distintas.
Captura por escaneo
El campo de código se queda con el foco y vuelve a él solo después de cada lectura, así se recorre la bodega con la pistola de un tirón, sin tocar la pantalla entre producto y producto. Cada lectura queda anotada con el nombre de quien la hizo, así que varias personas pueden contar la misma hoja al mismo tiempo sin pisarse.
Conteo cíclico: contar un poco todos los días
La alternativa a parar la operación un día al año para contar todo: el sistema clasifica los productos en A, B y C según cuánto mueven en plata, no en unidades — mil tapas de gaseosa pesan menos que diez botellas de licor, aunque muevan más unidades, porque perder una botella duele mucho más que perder una tapa. Los productos A se cuentan cada mes, los B cada trimestre, y los C una vez al año.
La pantalla del conteo cíclico muestra qué toca contar hoy y cuánto del ciclo ya se cumplió, para ir avanzando sin necesidad de detener la venta.
¿Le preocupa que algún conteo pasado haya inflado su inventario? Escríbanos y revisamos juntos el historial de ajustes de su negocio.