Toma física

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Para qué sirve

Es el conteo físico de inventario: contar la mercadería que hay de verdad, en una bodega o un punto de venta, y que el sistema compare esa cuenta contra lo que tiene registrado. Cuando algo no cuadra, ajusta el sobrante o el faltante con su propio movimiento de inventario.

Las pantallas del módulo

Por qué el conteo es un documento

Antes, contar el inventario era una foto del momento en que se confirmaba, no del momento en que se contaba. Eso traía un problema serio: si entre que se contó y que alguien confirmó la toma se vendió mercadería, el ajuste se calculaba con el número equivocado.

Un ejemplo real de lo que pasaba: a las 8 de la mañana el sistema dice que hay 50 unidades. Se cuenta y hay 48 — faltan 2. Durante el día se venden 12, así que al final la existencia real es 36. Pero si la toma se confirmaba hasta las 5:30 de la tarde, el sistema comparaba el conteo (48) contra lo que ya había en ese momento (38, porque ya se habían vendido 12) y calculaba una diferencia de +10. Esas 10 unidades nunca existieron: eran ventas que ya habían salido, y el sistema las metía de vuelta al inventario sin que nadie se diera cuenta.

Ahora, abrir el conteo congela la existencia de sistema de todo lo que se va a contar, en ese mismo instante. El ajuste se calcula siempre contra ese número congelado, sin importar cuánto se venda mientras el conteo sigue abierto. En el ejemplo de arriba, el resultado correcto es un faltante de 2 (50 menos 48), y eso es exactamente lo que el sistema ajusta hoy.

El recorrido de un conteo

Un conteo pasa por estados, en este orden:

1. Abierto

   Se acaba de crear. La existencia de sistema de todo el alcance quedó congelada en este momento.

2. En conteo

   Se está contando. Puede guardarse el avance las veces que haga falta antes de terminar.

3. En revisión

   Ya se contó todo. Es el momento de mirar las diferencias antes de que el inventario se mueva de verdad.

4. Cerrado

   Se aplicó el ajuste. El conteo queda guardado con su acta, y ya no se puede tocar.

Desde En revisión se puede pedir un recuento de algunas líneas, y el conteo vuelve a En conteo solo para esas líneas — las demás no se tocan. Anulado es la única salida que no termina en un ajuste, y solo está disponible mientras el conteo no se ha cerrado.

Cosas que conviene saber

Una misma ubicación admite varios conteos a la vez. Una bodega grande se puede repartir entre varias personas, cada una con su propia hoja y su propio alcance —su categoría, su marca— en vez de esperar turno para contar.

Lo que es de a uno es la persona, no la ubicación: solo puede tener un conteo activo a la vez. Quien abre un conteo tiene que cerrarlo o anularlo antes de poder abrir otro, sea en la misma ubicación o en otra.

Un producto lo cuenta una sola hoja a la vez. Estar dentro del alcance de un conteo no reserva el producto — contarlo sí. Si otra hoja de la misma ubicación ya lo contó primero, la línea queda de solo lectura, con una píldora con candado que indica de qué conteo es y quién lo contó — ver Hoja de conteo.

La lista de conteos avisa cuánto le ganó otra hoja. Bajo el avance de cada conteo aparece cuántas líneas de su alcance ya las contó otro conteo abierto en la misma ubicación, y el diálogo de cierre repite el dato antes de aplicar el ajuste.

Una línea que nadie contó no se ajusta. El sistema no asume que un producto sin capturar tiene cero unidades. Contar cero, en cambio, sí es un dato y sí genera ajuste si no coincide con lo que había.

Abrir un conteo depende del permiso de editar inventario. Cerrarlo y aplicar el ajuste depende de un permiso aparte, pensado para que quien cuenta no sea necesariamente quien autoriza la diferencia — ver Diferencias y cierre.