Clientes y cobros
Quiénes son sus clientes, cuánto le deben y quién autoriza cuando alguien se pasa de su crédito.
| Pantalla | Para qué sirve |
|---|---|
| Clientes | La libreta: datos, categoría, zona, crédito y exoneraciones |
| Créditos | Lo que los clientes le deben por compras fiadas, y los abonos |
| Aprobaciones | Autorizar o rechazar ventas fiadas que exceden el crédito |
Ojo con el nombre “Pagos”. Aunque suene a cobros de clientes, esa pantalla es lo contrario: lo que usted le debe a sus proveedores. Está en Proveedores y compras.
La ficha del cliente
Al registrar un cliente, escriba primero la identificación: al salir del campo, el sistema consulta a Hacienda y le completa solo el nombre y las actividades económicas. Si esa identificación ya está registrada en otro cliente, no lo deja guardar — así se evitan los duplicados.
Puede guardar varios teléfonos y varios correos, la zona, la categoría y un límite de crédito, que es el tope de lo que ese cliente puede deber.
Exoneraciones
Una exoneración es un permiso oficial que le permite venderle a ese cliente sin cobrarle el impuesto, o cobrándole menos. Se activa con la casilla en la ficha, y se registra el tipo, el número de documento, la institución que lo emitió, el porcentaje y las fechas de emisión y vencimiento.
El botón Buscar por número de documento consulta directamente a Hacienda y le completa los datos. Si la exoneración que encuentra no pertenece a ese cliente, la rechaza.
Créditos: lo que le deben
Busque el cliente y el panel le muestra el saldo total. Si tiene límite de crédito configurado, además ve cuánto lleva consumido, cuánto le queda, y un distintivo Al día o Excedido.
La pantalla tiene cuatro bloques:
- Documentos pendientes — las facturas fiadas sin pagar. La columna de días se pone roja cuando faltan cuatro días o menos para el vencimiento.
- Antigüedad de saldos — la deuda repartida por rangos: sin vencer, 1 a 30, 31 a 60, 61 a 89, y más de 90 días.
- Historial de pagos — los abonos hechos, cada uno vigente o anulado.
- Estado de cuenta — se genera y se puede enviar al correo del cliente.
Registrar un abono
Marque las facturas que va a abonar
Si elige el concepto “abono a facturas seleccionadas”, el monto se calcula solo y queda bloqueado.
Elija el medio de pago y el monto
Si es efectivo, escriba con cuánto le pagan y el sistema calcula el vuelto.
Procese
Al terminar se abre el comprobante del pago para imprimirlo o enviarlo.
Si un abono se registró mal, Reversar pago lo anula. El pago no desaparece del historial: queda marcado como anulado, que es lo correcto para la trazabilidad.
Aprobaciones
Cuando alguien intenta venderle fiado a un cliente que ya no tiene cupo, la venta no se pierde: queda en esta bandeja esperando autorización.
Cada solicitud muestra el cliente, el monto de la venta, su límite, el saldo que ya tenía y cuánto se está excediendo. Se aprueba o se rechaza, con un comentario opcional que queda guardado junto a la decisión.
Solo la ven los roles administrativos. Y todo este flujo se puede apagar desde Administración: si su negocio no lo usa, la bandeja no se llena nunca.
Cosas que conviene saber
Categorías y zonas no están en el menú. Se administran desde pestañas dentro de Clientes. Si las busca en el menú principal no las va a encontrar.
No se puede borrar una categoría o una zona que esté en uso. Primero hay que reasignar los clientes que la tengan.
Desactivar un cliente no siempre lo borra. Según su historial, el sistema lo desactiva en vez de eliminarlo, para no romper las facturas que ya tiene emitidas.
El límite de crédito es opcional. Un cliente sin límite configurado no dispara aprobaciones nunca — puede deber sin tope.